Trợ lý viết email AI giúp được gì
Phần lớn thời gian viết email đi vào vài thư khó: lời từ chối lịch sự, lời nhắc một email không ai trả lời, lời phàn nàn cần giữ bình tĩnh, lời nhờ vả gửi người bận rộn. Một trò chuyện AI có thể đưa ra bản nháp đầu tiên rõ ràng trong vài giây, gợi ý tiêu đề, rút một thư dài cho ngắn lại, hoặc đổi giọng từ cộc lốc sang thân thiện mà không đổi ý chính.
Bạn vẫn là người quyết định email nói gì. Đọc kỹ mọi bản nháp trước khi gửi, kiểm tra tên, ngày và số liệu, và bỏ đi bất cứ điều gì bạn sẽ không tự nói.
Viết email với nokeep trong ba bước
Bước 1: Mở trò chuyện và mô tả tình huống. Nói email gửi cho ai, quan hệ của bạn với họ (quản lý, khách hàng, chủ nhà, người lạ), điều bạn muốn xảy ra, và hạn chót nếu có. Nếu bạn đang trả lời, dán thư bạn nhận được.
Bước 2: Yêu cầu bản nháp kèm giới hạn. Nêu giọng điệu và độ dài, ví dụ “ấm áp nhưng ngắn gọn, dưới 120 từ”. Hãy xin hai phiên bản khi bạn chưa chắc cách tiếp cận nào đúng.
Bước 3: Sửa, rồi tinh chỉnh. Thay phần sai và yêu cầu một chỉnh sửa cụ thể: ngắn hơn, trực tiếp hơn, lời đề nghị rõ hơn, tiêu đề hay hơn. Chép bản cuối vào ứng dụng email của bạn và gửi từ đó.
Mẫu lệnh để dán
Lệnh: “Viết một email ngắn, lịch sự gửi khách hàng báo dự án sẽ trễ một tuần vì nhà cung cấp chậm. Đề nghị một cuộc gọi trong tuần này. Dưới 120 từ.”
Lệnh: “Đây là email tôi nhận được: [dán]. Soạn một thư trả lời từ chối công việc thêm nhưng giữ quan hệ thân thiện.”
Lệnh: “Tôi đã gửi email cho nhà tuyển dụng mười ngày trước và chưa nghe tin gì. Viết một thư nhắc ngắn, thân thiện chứ không thúc ép, kèm tiêu đề.”
Lệnh: “Làm email này rõ hơn và ngắn khoảng một nửa. Giữ yêu cầu chính của tôi trong hai câu đầu: [dán bản nháp].”
Lệnh: “Viết lại lời phàn nàn này cho thật cứng rắn nhưng bình tĩnh, và kết thúc đúng bằng điều tôi đang yêu cầu: [dán].”
Mẹo để có kết quả tốt hơn
Nêu mục tiêu trước: sau khi đọc xong, người nhận nên làm gì? Bản nháp tốt hơn khi bạn nêu rõ kết quả mong muốn, người nhận và giọng điệu. Cho chi tiết thật thay vì để AI đoán, và nói rõ điều gì không được thay đổi, như giá hay ngày.
Nếu bạn viết nhiều email theo cùng một giọng, hãy thêm sở thích của bạn trong Cài đặt, Hướng dẫn, ví dụ “ký tên bằng tên, không dùng dấu chấm than”. Những hướng dẫn đó được gửi kèm mọi tin nhắn. Dự án giữ các trò chuyện và tệp liên quan cùng nhau nếu bạn xử lý một khách hàng hoặc một công việc qua nhiều chuỗi thư.
Quyền riêng tư cho email công việc và cá nhân
Email có thể chứa chi tiết riêng tư về bạn và người khác. Chỉ chia sẻ những gì bản nháp cần; bạn có thể thay tên và số tài khoản bằng chỗ giữ chỗ rồi điền lại sau.
Không cần tạo tài khoản. Trò chuyện của bạn được lưu trong trình duyệt này, không nằm trong tài khoản nokeep, và nokeep không dùng trò chuyện của bạn để huấn luyện mô hình. Để viết câu trả lời, tin nhắn và ngữ cảnh liên quan được gửi đi để xử lý trên máy chủ lưu trữ; chính sách quyền riêng tư giải thích những gì được xử lý. Nếu nơi làm việc có quy định về công cụ AI và dữ liệu công ty, hãy tuân theo.
