دستیار نوشتن ایمیل با هوش مصنوعی چه کارهایی میکند
بیشتر وقت ایمیل صرف چند پیام سخت میشود: رد مؤدبانه، پیگیری‌ای که جواب نگرفت، شکایتی که باید آرام بماند، درخواست از آدمی که وقتش کم است. یک گفتگوی هوش مصنوعی در چند ثانیه پیشنویس روشنی می‌دهد، برای موضوع پیشنهاد می‌دهد، متن طولانی را کوتاه میکند یا لحن را از تند به دوستانه تغییر می‌دهد، بی‌آنکه حرف اصلی عوض شود.
اینکه ایمیل چه بگوید را خودت تصمیم می‌گیری. هر پیشنویس را پیش از ارسال بخوان، نام‌ها، تاریخ‌ها و ارقام را بررسی کن و هر چیزی را که خودت نمی‌گویی حذف کن.
با nokeep در سه گام ایمیل بنویس
گام ۱: گفتگو را باز کن و موقعیت را شرح بده. بگو ایمیل برای کیست، رابطه‌ات چیست (مدیر، مشتری، صاحب‌خانه، یک غریبه)، چه می‌خواهی اتفاق بیفتد و اگر مهلتی هست. اگر داری جواب می‌دهی، پیامی را که دریافت کردهای بچسبان.
گام ۲: پیشنویس را با محدودیت بخواه. لحن و طول را مشخص کن، مثلاً «گرم ولی کوتاه، زیر 120 کلمه». اگر مطمئن نیستی کدام رویکرد درست است، دو نسخه بخواه.
گام ۳: ویرایش کن و دقیق‌تر بخواه. آنچه درست نیست را عوض کن و یک اصلاح مشخص بخواه: کوتاه‌تر، مستقیم‌تر، درخواست روشن‌تر یا موضوع بهتر. نسخهٔ نهایی را در برنامهٔ ایمیل خودت کپی کن و از همان‌جا بفرست.
نمونه‌درخواست‌هایی که می‌توانی بچسبانی
درخواست: «یک ایمیل کوتاه و مؤدبانه به مشتری بنویس که بگوید پروژه به‌خاطر تأخیر تأمین‌کننده یک هفته دیرتر تحویل میشود. پیشنهاد تماس این هفته را بده. زیر 120 کلمه.»
درخواست: «این ایمیلی است که دریافت کرده‌ام: [متن را بچسبان]. پیشنویس پاسخی بنویس که کار اضافی را رد کند ولی رابطه را دوستانه نگه دارد.»
درخواست: «ده روز پیش به یک استخدام‌کننده ایمیل زدم و جوابی نشنیدم. یک پیگیری کوتاه بنویس که دوستانه باشد نه فشاری، با موضوع.»
درخواست: «این ایمیل را واضح‌تر و حدود نصف طولش کن. درخواست اصلی‌ام را در دو جملهٔ اول نگه دار: [پیشنویس را بچسبان].»
درخواست: «این شکایت را طوری بازنویسی کن که محکم و آرام بماند و در آخر دقیقاً بگوید چه می‌خواهم: [بچسبان].»
نکته‌هایی برای نتیجهٔ بهتر
اول هدف را بگو: خواننده بعد از خواندن چه کاری باید بکند؟ پیش‌نویس‌ها وقتی بهتر می‌شوند که نتیجه، خواننده و لحن را نام ببری. به‌جای اینکه از هوش مصنوعی بخواهی جزئیات را حدس بزند، جزئیات واقعی بده و بگو چه چیزی نباید عوض شود، مثل قیمت یا تاریخ.
اگر ایمیل‌های زیادی با یک لحن می‌نویسی، ترجیحاتت را در تنظیمات، دستورالعمل‌ها اضافه کن، مثلاً «با نام کوچکم امضا کن، بدون علامت تعجب.» این دستورها با هر پیام فرستاده می‌شوند. پروژه‌ها گفتگوها و فایل‌های مرتبط را کنار هم نگه می‌دارند، اگر یک مشتری یا یک کار را در چند رشتهٔ گفتگو پیگیری میکنی.
حریم خصوصی برای ایمیل کاری و شخصی
ایمیل‌ها می‌توانند جزئیات خصوصی خودت و دیگران را داشته باشند. فقط آنچه را که پیشنویس لازم دارد بفرست؛ می‌توانی نام‌ها و شماره‌حساب‌ها را با جای‌نگهدار عوض کنی و بعد پرشان کنی.
برای ساختن حساب نیازی نیست. گفتگوهایت در همین مرورگر ذخیره می‌شوند، نه در یک حساب nokeep، و nokeep از گفتگوهایت برای آموزش مدلها استفاده نمیکند. برای نوشتن پاسخ، پیام و زمینهٔ مرتبط برای پردازش میزبانیشده فرستاده میشود؛ سیاست حریم خصوصی توضیح می‌دهد چه چیزهایی مدیریت می‌شوند. اگر کارفرمایت دربارهٔ ابزارهای هوش مصنوعی و داده‌های شرکت قاعده دارد، همان را رعایت کن.
